ภาพการ์ตูนที่เต็มไปด้วยสิ่งประดิษฐ์เครื่องจักรทำงานไปตามขั้นตอน เพื่อไปจบกับการช่วยทำสิ่งง่าย ๆ อย่างกินข้าว ถอดเสื้อผ้า ผลิกหน้าหนังสือ
มันคือการ์ตูน “Rube Goldberg Machine เครื่องจักรของ รูบ โกลด์เบิร์ก” ซึ่งเป็นสิ่งประดิษฐ์ล้อเลียนที่ใช้กลไกซับซ้อนเป็นสิบขั้นตอน เพียงเพื่อทำสิ่งง่าย ๆ ดูแล้วก็เออ มันคิดได้นะ บางคนก็คิดว่า จะทำให้มันยากทำไม ทำให้มันง่ายก็จบเรื่องแล้ว ในใจก็บางทีก็สนุกกับ process
ไม่รู้ว่า นักวาดการ์ตูนตั้งใจเสียดสีสังคมหรือเปล่า แต่เราก็เห็นโลกแห่งความเป็นจริง โลกขององค์กรสมัยใหม่ที่เต็มไปด้วยโครงสร้าง ระบบ และขั้นตอนที่สลับซับซ้อน (ซึ่งบางที มันเพื่อมาตอบสนองสิ่งง่ายๆ อะนะ) การใช้ทรัพยากรมหาศาล กระบวนการชื่อแปลก ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายธรรมดา กลายเป็นเรื่องปกติไปเสียแล้ว เพราะองค์กรใหญ่ที่ซับซ้อนเลยต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนหรือเปล่า เอาความซับซ้อนมาแก้ปัญหาอันซับซ้อน เหมือนพิษแก้พิษในหนังจีน หรือ เอาจริง ๆ เป็นแค่ความสุขของกระบวนการคิด
บางครั้ง ความซับซ้อนมันก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่บางครั้งมันเป็นกับดัก—เป็นการสร้างภาพของความจริงจัง ตามมาด้วยภาพมโนงง ๆ กับผลลัพย์ที่อยากได้ อยากถามนะ ทำไมไม่ทำให้มันง่ายวะ มันทำไม่ได้ หรือเราเสพติดกระบวนการ
Steve Jobs กล่าวว่า
“ความเรียบง่ายนั้นยากกว่า เพราะต้องคิดอย่างละเอียดกว่าจึงจะทำให้มันเรียบง่ายได้”
มนต์เสน่ห์แห่งความซับซ้อน
องค์กรคุณกำลังใช้ความซับซ้อนเป็น “เครื่องหมายแห่งความมืออาชีพ” หรือเปล่า ไม่สิ มันได้รับการ prove จากองค์กรระดับโลกมาแล้ว เสมือนเวทีประกวดนางงามที่มีมาตรฐานการให้คะแนนระดับสากล
นอกจากนี้ ระบบอนุมัติหลายขั้นตอน ตัวชี้วัดมากมาย และเอกสารยืนยันเป็นกอง ทำให้ดูเหมือนว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม ทั้งที่ความจริงกลับไม่มีใครรับผิดชอบต่อผลลัพธ์เท่าไหร่นัก
รายงานจาก Harvard Business Review ปี 2016 ระบุว่า ในช่วง 50 ปีที่ผ่านมา องค์กรทั่วโลกมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเกือบ 7 เท่า — แต่ประสิทธิภาพแทบไม่เปลี่ยน
“องค์กรที่เติบโตมักจะหลงติดกับการรักษาระบบเดิม มากกว่าการปรับให้เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ”
งานวิจัยใน Annals of Internal Medicine พบว่า
แพทย์ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงกับคนไข้ แต่ต้องใช้เวลาเกือบสองชั่วโมงกับระบบเอกสารในคอมพิวเตอร์ เมื่อมาตรฐานทำให้ตกมาตรฐาน มันคือตัวอย่างความจริง ตัวหนังสือ เอกสารมากขึ้น เวลามองหน้าคนไข้น้อยลง
สิ่งที่ควรช่วยให้เรียบง่าย กลายเป็น กลไกซับซ้อนแบบรูบ โกลด์เบิร์ก ที่กินพลัง
จริง ๆ มันก็มีเหตุผลว่า ทำไมองค์กรถึงติดกับดักความซับซ้อน
ความกลัวที่จะพลาดหรือล้มเหลว
ระบบที่ซับซ้อนมักถูกสร้างขึ้นเพื่อ “กันความผิด” มากกว่าการทำให้ดีโครงสร้างองค์กรแบบไซโล (Silo)
แผนกต่าง ๆ ต่างออกแบบระบบเพื่อประโยชน์ของตนเอง ไม่ได้คิดถึงภาพรวมวัดผลด้วยกิจกรรม ไม่ใช่ผลลัพธ์
การมี KPI จำนวนมาก ทำให้เน้นว่า “ทำอะไรไปแล้วบ้าง” มากกว่า “ได้ผลลัพธ์หรือไม่” มันเหมือน to do list เพื่อเรียกความสบายใจ และ public white board ที่เขียนโชว์ว่า ฉันทำตามระบบแล้วนะระบบเดิมที่สั่งสมจนยุ่งเหยิง
องค์กรมักจะเพิ่มระบบใหม่โดยไม่ล้างของเก่า กลายเป็นการซ้อนทับโดยไม่รู้ตัว เรียกว่า ขาดแม่บ้านที่คอยทำความสะอาดระบบ
ความซับซ้อน แน่นอนว่า ผลดีมันก็มี แต่ผลเสียก็มีตามมาเช่นกัน
ราคาที่ความซับซ้อนต้องจ่าย
ช้า: ใช้เวลาตัดสินใจนานขึ้น โดยเฉพาะในสถานการณ์วิกฤต
หมดแรงใจ: พนักงานรู้สึกหมดไฟ เมื่อต้องเผชิญกับระบบที่ยุ่งยากโดยไม่จำเป็น
ขัดขวางนวัตกรรม: ไอเดียใหม่ ๆ มักจะถูกฆ่าตายด้วยกระบวนการ
สร้างภาพลวงตาของการทำงาน: พนักงานทำตามระบบแค่ “ให้ผ่าน” ไม่ได้สร้างคุณค่า
พลังของความเรียบง่ายอย่างตั้งใจ
Jeff Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon เคยตั้งกฎว่า "ทีมหนึ่งต้องเลี้ยงได้ด้วยพิซซ่าสองถาด" เพื่อให้การสื่อสารคล่องตัวและไม่ต้องผ่านระบบเยิ่นเย้อ
Toyota เองก็ใช้หลักการ “Lean” โดยให้พนักงานหยุดสายการผลิตได้ทันทีเมื่อพบปัญหา — ความเรียบง่ายนี้คือกุญแจของความยืดหยุ่น
ความเรียบง่ายที่แท้จริงคือการเข้าใจความซับซ้อน และเลือกสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น
เอาหละ ในเมื่อโลกถูกสร้างมาแบบนี้ เรามารู้แนวทางสร้างวัฒนธรรมแห่งความเรียบง่าย (แต่ไม่เสี่ยง) กันดีไหม
เริ่มจากผลลัพธ์: มองย้อนกลับจากเป้าหมาย เพื่อหาทางที่ตรงและเร็วที่สุด
ลดขั้นตอนตัดสินใจ: ให้อำนาจคนหน้างานมากขึ้น
ล้างระบบซ้ำซ้อน: ทบทวนกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ
ทดสอบจริง: ลองทำภารกิจด้วยตัวเอง หรือให้คนนอกลอง แล้วฟังเสียงสะท้อน
ให้รางวัลกับความเรียบง่าย: ยกย่องคนที่ทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายลง
สร้างระบบที่ลดความซับซ้อนลงได้ เช่น ใช้ เทคโนโลยีช่วย automate
เรากำลังสร้างโบสถ์ หรือ เขาวงกต?
ในยุคที่เทคโนโลยีสามารถทำให้ทุกอย่างเร็วขึ้น ทำไมหลายองค์กรยังต้องประชุม 5 รอบ เพื่อซื้อไวท์บอร์ดแผ่นเดียว? หรือมีแดชบอร์ด 10 ตัวเพื่อตัดสินใจเรื่องเล็ก ๆ?
เรากำลังแก้ปัญหาจริง ๆ — หรือแค่สร้างเครื่องจักรเพื่อให้รู้สึกว่าเรากำลังทำงาน? ลองถามตัวเอง